Oritz Therapy Group

Notice of Privacy Practices

THIS NOTICE DESCRIBES HOW HEALTH INFORMATION MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

I. OUR PLEDGE REGARDING HEALTH INFORMATION:

We understand that health information about you and your health care is personal. We are committed to protecting health information about you. We create a record of the care and services you receive from us. We need this record to provide you with quality care and to comply with certain legal requirements. This notice applies to all of the records of your care generated by this mental health care practice. This notice will tell you about the ways in which we may use and disclose health information about you. We also describe your rights to the health information we keep about you, and describe certain obligations we have regarding the use and disclosure of your health information. We are required by law to:

  • Make sure that protected health information (“PHI”) that identifies you is kept private.

  • Give you this notice of our legal duties and privacy practices with respect to health information.

  • Follow the terms of the notice that is currently in effect.

  • We can change the terms of this Notice, and such changes will apply to all information we have about you. The new Notice will be available upon request and on our website.

II. HOW WE MAY USE AND DISCLOSE HEALTH INFORMATION ABOUT YOU:

The following categories describe different ways that we use and disclose health information. For each category of uses or disclosures, we will explain what we mean and try to give some examples. Not every use or disclosure in a category will be listed. However, all of the ways we are permitted to use and disclose information will fall within one of the categories.

For Treatment Payment or Health Care Operations: Federal privacy rules and regulations allow healthcare providers who have a direct treatment relationship with the client to use or disclose the client’s personal health information without the client’s written authorization, to carry out the healthcare provider’s own treatment, payment or health care operations. We may also disclose your protected health information for the treatment activities of any healthcare provider. This too can be done without your written authorization. For example, if a clinician were to consult with another licensed health care provider about your condition, we would be permitted to use and disclose your personal health information, which is otherwise confidential, in order to assist the clinician in the diagnosis and treatment of your mental health condition.

Disclosures for treatment purposes are not limited to the minimum necessary standard. Because therapists and other health care providers need access to the full record and/or full and complete information in order to provide quality care. The word “treatment” includes, among other things, the coordination and management of health care providers with a third party, consultations between health care providers, and referrals of a patient for health care from one health care provider to another.

Lawsuits and Disputes: If you are involved in a lawsuit, we may disclose health information in response to a court or administrative order. We may also disclose health information about your child in response to a subpoena, discovery request, or other lawful process by someone else involved in the dispute, but only if efforts have been made to tell you about the request or to obtain an order protecting the information requested.

III. CERTAIN USES AND DISCLOSURES REQUIRE YOUR AUTHORIZATION:

  1. Psychotherapy Notes. We do keep “psychotherapy notes” as that term is defined in 45 CFR § 164.501, and any use or disclosure of such notes requires your Authorization unless the use or disclosure is:

    • For our use in treating you.

    • For our use in training or supervising mental health practitioners to help them improve their skills in group, joint, family, or individual counseling or therapy.

    • For our use in defending ourselves in legal proceedings instituted by you.

    • For use by the Secretary of Health and Human Services to investigate our compliance with HIPAA.

    • Required by law and the use or disclosure is limited to the requirements of such law.

    • Required by law for certain health oversight activities pertaining to the originator of the psychotherapy notes.

    • Required by a coroner who is performing duties authorized by law.

    • Required to help avert a serious threat to the health and safety of others.

  2. Marketing Purposes. As psychotherapists, we will not use or disclose your PHI for marketing purposes.

  3. Sale of PHI. As psychotherapists, we will not sell your PHI in the regular course of our business.

IV. CERTAIN USES AND DISCLOSURES DO NOT REQUIRE YOUR AUTHORIZATION. 

Subject to certain limitations in the law, we can use and disclose your PHI without your Authorization for the following reasons:

  1. When disclosure is required by state or federal law, and the use or disclosure complies with and is limited to the relevant requirements of such law.

  2. For public health activities, including reporting suspected child, elder, or dependent adult abuse, or preventing or reducing a serious threat to anyone’s health or safety.

  3. For health oversight activities, including audits and investigations.

  4. For judicial and administrative proceedings, including responding to a court or administrative order, although our preference is to obtain an Authorization from you before doing so.

  5. For law enforcement purposes, including reporting crimes occurring on our premises.

  6. To coroners or medical examiners, when such individuals are performing duties authorized by law.

  7. For research purposes, including studying and comparing the mental health of patients who received one form of therapy versus those who received another form of therapy for the same condition.

  8. Specialized government functions, including, ensuring the proper execution of military missions; protecting the President of the United States; conducting intelligence or counter-intelligence operations; or, helping to ensure the safety of those working within or housed in correctional institutions.

  9. For workers' compensation purposes. Although our preference is to obtain an Authorization from you, we may provide your PHI in order to comply with workers' compensation laws.

  10. Appointment reminders and health-related benefits or services. We may use and disclose your PHI to contact you to remind you that you have an appointment with me. We may also use and disclose your PHI to tell you about treatment alternatives, or other health care services or benefits that we offer.

V. CERTAIN USES AND DISCLOSURES REQUIRE YOU TO HAVE THE OPPORTUNITY TO OBJECT.

  1. Disclosures to family, friends, or others. We may provide your PHI to a family member, friend, or other person that you indicate is involved in your care or the payment for your health care, unless you object in whole or in part. The opportunity to consent may be obtained retroactively in emergency situations.

VI. YOU HAVE THE FOLLOWING RIGHTS WITH RESPECT TO YOUR PHI:

  1. The Right to Request Limits on Uses and Disclosures of Your PHI. You have the right to ask us not to use or disclose certain PHI for treatment, payment, or health care operations purposes. We are not required to agree to your request, and we may say “no” if we believe it would affect your health care.

  2. The Right to Request Restrictions for Out-of-Pocket Expenses Paid for In Full. You have the right to request restrictions on disclosures of your PHI to health plans for payment or health care operations purposes if the PHI pertains solely to a health care item or a health care service that you have paid for out-of-pocket in full.

  3. The Right to Choose How We Send PHI to You. You have the right to ask us to contact you in a specific way (for example, home or office phone) or to send mail to a different address, and we will agree to all reasonable requests. 

  4. The Right to See and Get Copies of Your PHI. Other than “psychotherapy notes,” you have the right to get an electronic or paper copy of your medical record and other information that we have about you. We will provide you with a copy of your record, or a summary of it, if you agree to receive a summary, within 30 days of receiving your written request, and we may charge a reasonable, cost-based fee for doing so.

  5. The Right to Get a List of the Disclosures We Have Made. You have the right to request a list of instances in which we have disclosed your PHI for purposes other than treatment, payment, or health care operations, or for which you provided us with an Authorization. We will respond to your request for an accounting of disclosures within 60 days of receiving your request. The list we will give you will include disclosures made in the last six years unless you request a shorter time. We will provide the list to you at no charge, but if you make more than one request in the same year, we will charge you a reasonable cost-based fee for each additional request.

  6. The Right to Correct or Update Your PHI. If you believe that there is a mistake in your PHI, or that a piece of important information is missing from your PHI, you have the right to request that we correct the existing information or add the missing information. We may say “no” to your request, but we will tell you why in writing within 60 days of receiving your request.

  7. The Right to Get a Paper or Electronic Copy of this Notice. You have the right to get a paper copy of this Notice, and you have the right to get a copy of this notice by e-mail. And, even if you have agreed to receive this Notice via e-mail, you also have the right to request a paper copy of it.

Aviso de Aviso de Prácticas de Privacidad

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR LA INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO USTED PUEDE TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR REVISARLO CUIDADOSAMENTE.

I. NUESTRA PROMESA CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN MÉDICA:

Entendemos que la información médica sobre usted y su atención médica es personal. Nos comprometemos a proteger su información médica. Creamos un registro de la atención y los servicios que recibe de nosotros. Necesitamos este registro para brindarle atención de calidad y para cumplir con ciertos requisitos legales. Este aviso se aplica a todos los registros de su atención generados por esta práctica de atención de salud mental. Este aviso le informará sobre las formas en que podemos usar y divulgar su información médica. También describimos sus derechos sobre la información médica que guardamos sobre usted y describimos ciertas obligaciones que tenemos con respecto al uso y divulgación de su información médica. Estamos obligado por ley a:

  • Asegurarnos de que la información médica protegida (“IMP”) que lx identifica se mantenga privada.

  • Darle este aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a la información médica.

  • Seguir los términos del aviso que está actualmente en vigor.

  • Podemos cambiar los términos de este aviso, y dichos cambios se aplicarán a toda la información que tengamos sobre usted. El nuevo aviso estará disponible a pedido, en nuestra oficina y sitio web.

II. CÓMO PODEMOS UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA:

Las siguientes categorías describen diferentes formas en las que usamos y divulgamos información médica. Para cada categoría de usos o divulgaciones explicaremos lo que queremos decir y trataremos de dar algunos ejemplos. No se enumerarán todos los usos o divulgaciones de una categoría. Sin embargo, todas las formas en que se nos permite usar y divulgar información se incluirán en una de las categorías.

Para el Pago del Tratamiento u Operaciones de Atención Médica: las reglas y regulaciones federales de privacidad permiten a los proveedorxs de atención médica que tienen una relación de tratamiento directa con el cliente usar o divulgar la información médica personal del cliente sin la autorización por escrito del cliente, para llevar a cabo el tratamiento del/de la propix proveedor/a de atención médica , pago u operaciones de atención médica. También podemos divulgar su información médica protegida para las actividades de tratamiento de cualquier/a proveedor/a de atención médica. Esto también se puede hacer sin su autorización por escrito. Por ejemplo, si algún/a médicx consulta con otrx proveedor/a de atención médica con licencia acerca de su condición, se nos permitiría usar y divulgar su información de salud personal, que de otro modo es confidencial, para ayudar al/la médicx en el diagnóstico y tratamiento de su enfermedad mental y estado de salud.

Las divulgaciones para fines de tratamiento no se limitan al estándar mínimo necesario. Porque lxs terapeutas y otros proveedorxs de atención médica necesitan acceso al registro completo y / o información completa y completa para brindar una atención de calidad. La palabra "tratamiento" incluye, entre otras cosas, la coordinación y gestión de proveedorxs de atención médica con un tercero, consultas entre proveedorxs de atención médica y derivaciones de un/una paciente para atención médica de un/una proveedor/a de atención médica a otrx.

Demandas y Disputas: si está involucradx en una demanda, podemos divulgar información médica en respuesta a una orden judicial o administrativa. También podemos divulgar información médica sobre su hijx en respuesta a una citación, solicitud de descubrimiento u otro proceso legal por parte de otrx persona involucradx en la disputa, pero sólo si se han hecho esfuerzos para informarle sobre la solicitud o para obtener una orden que proteja la Información requerida.

III. CIERTOS USOS Y DIVULGACIONES REQUIEREN SU AUTORIZACIÓN

  1. Notas de psicoterapia. Conservamos "notas de psicoterapia" según se define ese término en 45 CFR § 164.501, y cualquier uso o divulgación de dichas notas requiere su autorización a menos que el uso o divulgación sea:

    • Para nuestro uso en su tratamiento.

    • Para nuestro uso en la capacitación o supervisión de profesionales de la salud mental para ayudarlxs a mejorar sus habilidades en terapia o asesoramiento grupal, conjunto, familiar o individual.

    • Para nuestro uso en defendernos en procedimientos legales iniciados por usted.

    • Para uso de la Secretaría de Salud y Servicios Humanos para investigar nuestro cumplimiento con HIPAA.

    • Requerido por ley, el uso o divulgación se limitan a los requisitos de dicha ley.

    • Requerido por ley para ciertas actividades de supervisión de la salud relacionadas con el autor de las notas de psicoterapia.

    • Requerido por un/a médicx forense que esté desempeñando funciones autorizadas por la ley.

    • Requerido para ayudar a prevenir una amenaza seria a la salud y seguridad de otros.

  2. Fines de marketing. Como psicoterapeutas, no usaremos ni divulgaremos su IMP con fines de marketing.

  3. Venta de IMP. Como psicoterapeutas, no venderemos su IMP en el curso normal de nuestro negocio.

IV. CIERTOS USOS Y DIVULGACIONES NO REQUIEREN SU AUTORIZACIÓN.

Sujeto a ciertas limitaciones de la ley, podemos usar y divulgar su IMP sin su autorización por las siguientes razones:

  1. Cuando la divulgación sea requerida por la ley estatal o federal, y el uso o divulgación cumpla y se limite a los requisitos relevantes de dicha ley.

  2. Para actividades de salud pública, incluida la denuncia de sospechas de abuso de niñxs, ancianxs o adultxs dependientes, o prevenir o reducir una amenaza grave para la salud o la seguridad de cualquier persona.

  3. Para actividades de supervisión de la salud, incluidas auditorías e investigaciones.

  4. Para procedimientos judiciales y administrativos, incluida la respuesta a una orden judicial o administrativa, aunque preferimos obtener una autorización de usted antes de hacerlo.

  5. Para propósitos de cumplimiento de la ley, incluyendo reportar delitos que ocurran en nuestras instalaciones.

  6. A médicxs forenses o examinadorxs médicxs, cuando dichas personas estén desempeñando funciones autorizadas por la ley.

  7. Con fines de investigación, incluido el estudio y la comparación de la salud mental de los pacientes que recibieron una forma de terapia con los que recibieron otra forma de terapia para la misma afección.

  8. Funciones gubernamentales especializadas, incluyendo asegurar la correcta ejecución de las misiones militares; proteger al presidente de los Estados Unidos; realizar operaciones de inteligencia o contrainteligencia; o ayudar a garantizar la seguridad de quienes trabajan o se encuentran alojados en instituciones correccionales.

  9. Para propósitos de compensación laboral. Aunque preferimos obtener una autorización de usted, podemos proporcionar su IMP para cumplir con las leyes de compensación laboral.

  10. Recordatorios de citas y beneficios o servicios relacionados con la salud. Podemos usar y divulgar su IMP para comunicarnos con usted y recordarle que tiene una cita con nosotros. También podemos usar y divulgar su IMP para informarle sobre alternativas de tratamiento u otros servicios o beneficios de atención médica que ofrecemos.

V. CIERTOS USOS Y DIVULGACIONES REQUIEREN QUE USTED TENGA LA OPORTUNIDAD DE OBJETAR.

  1. Divulgaciones a familiares, amigxs u otras personas. Podemos proporcionar su IMP a un familiar, amigx u otra persona que usted indique que está involucradx en su atención o en el pago de su atención médica, a menos que se oponga total o parcialmente. La oportunidad de dar su consentimiento puede obtenerse retroactivamente en situaciones de emergencia.

VI. USTED TIENE LOS SIGUIENTES DERECHOS CON RESPECTO A SU IMP:

  1. El derecho a solicitar límites sobre el uso y la divulgación de su IMP. Tiene derecho a pedirnos que no usemos o divulguemos cierta IMP para fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica. No estamos obligadxs a aceptar su solicitud y podemos decir "no" si creemos que afectaría su atención médica.

  2. El derecho a solicitar restricciones para los gastos de bolsillo pagados en su totalidad. Tiene derecho a solicitar restricciones sobre la divulgación de su IMP a los planes de salud con fines de pago u operaciones de atención médica si la IMP se refiere únicamente a un artículo de atención médica o un servicio de atención médica que haya pagado de su bolsillo en su totalidad.

  3. El derecho a elegir cómo le enviamos su IMP. Tiene derecho a pedirnos que nos comuniquemos con usted de una manera específica (por ejemplo, por teléfono de su casa o de la oficina) o que le enviemos correo a una dirección diferente, y estaremos de acuerdo con todas las solicitudes razonables.

  4. El derecho a ver y obtener copias de su IMP. Además de las “notas de psicoterapia”, tiene derecho a obtener una copia electrónica o impresa de su expediente médico y otra información que tenga sobre usted. Le proporcionaremos una copia de su registro, o un resumen del mismo, si acepta recibir un resumen, dentro de los 30 días posteriores a la recepción de su solicitud por escrito, y podemos cobrar una tarifa razonable basada en el costo por hacerlo.

  5. El derecho a obtener una lista de las divulgaciones que he realizado. Tiene derecho a solicitar una lista de casos en los que hemos divulgado su IMP para fines distintos al tratamiento, pago u operaciones de atención médica, o para los cuales nos proporcionó una autorización. Responderemos a su solicitud de un informe de divulgación dentro de los 60 días posteriores a la recepción de su solicitud. La lista que le daremos incluirá las divulgaciones realizadas en los últimos seis años, a menos que solicite un período más corto. Le proporcionaremos la lista sin cargo, pero si realiza más de una solicitud en el mismo año, le cobraremos una tarifa razonable basada en el costo por cada solicitud adicional.

  6. El derecho a corregir o actualizar su IMP. Si cree que hay un error en su IMP o que falta información importante en su IMP, tiene derecho a solicitar que corrijamos la información existente o agreguemos la información que falta. Podemos decir “no” a su solicitud, pero le diremos el motivo por escrito dentro de los 60 días posteriores a la recepción de su solicitud.

  7. El derecho a obtener una copia impresa o electrónica de este aviso. Tiene derecho a recibir una copia impresa de este aviso y tiene derecho a recibir una copia de este aviso por correo electrónico. Y, incluso si ha aceptado recibir este aviso por correo electrónico, también tiene derecho a solicitar una copia impresa del mismo.